In elk team komt het voor. Gedoe.
Niet leuk, niet opbouwend en het geeft ook zeker geen energie. Maar ja… gedoe is ook een signaal. Wat is de reden of aanleiding dat het nu niet lekker loopt?
Laten we er voor het gemak van uit gaan dat iedereen de intentie heeft om zijn/haar werk goed te willen doen. Wat is er dan onderweg gebeurt waardoor het nu niet loopt zoals je dat zou willen? En wat voor gedoe is het? Wordt er vooral gemopperd over bijvoorbeeld de werkdruk of heeft je team last van maatregelen vanuit de organisatie die invloed hebben op de kwaliteit van werken? Of speelt zich iets intern in het team af; twee collega’s die ruzie hebben, iemands gedrag dat als lastig wordt ervaren maar niemand die daar iets van durft of kan zeggen.
Het eerste wat je als leidinggevende moet doen is uitzoeken waar het gedoe over gaat. En dan aanpakken! Niet stilzwijgen in de hoop dat het vanzelf weer overgaat.
Alleen… hoe doe je dat op zo’n manier dat het gedoe oplost, en de sfeer in het team goed blijft? Ik krijg regelmatig een mailtje van een leidinggevende of ik tips heb hoe zij gedoe in hun team kunnen aanpakken. En die heb ik. Ik deel ze graag met jou, in een drieluik.
Deel I: Gedoe op tafel!
Zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Als je het gedoe wilt oplossen moet je bereid zijn om in alle openheid met elkaar om de tafel te gaan. Dat klinkt als een open deur, maar ik merk vaak dat teamleiders omwille van de sfeer het moeilijk vinden om man en paard te noemen tijdens overleg. Dat wil niet zeggen dat je botweg kunt zeggen wat je denkt, enige nuance is uiteraard een teken van professionaliteit en dat mag je ook van je team verwachten. Maar vermijd het praten in algemeenheden als je specifiek gedrag wilt aanpakken.
Goed, gedoe op tafel dus. Stel je hebt je team bij elkaar gebracht. Iedereen is aanwezig, vaak in hun eigen tijd. Je hebt voor iets lekkers gezorgd en men kijkt je verwachtingsvol aan. Wat wil ze? Tijd om helder uiteen te zetten waar je over wilt praten:
Stap1. Benoem wat je signaleert (zonder oordeel)
Stap 2. Benoem wat dat voor effect heeft op jou (benoem je gevoel)
Stap 3. Vraag of men dit herkent.
Stap 4. Vraag om gezamenlijke consensus over het probleem
Stap 5. Vraag hoe we dit met elkaar gaan oplossen.
Misschien heb je in de stappen 1,2,3 en 5 het feedbackmodel herkent. En dat klopt, deze stappen zijn hetzelfde als bij een feedback gesprek. En dat gaat bijvoorbeeld als volgt:
(1) ‘Ik zie de laatste tijd dat er in het team vaker over elkaar gepraat wordt, en dat teamleden weinig onderling dingen uitpraten. (2) Ik maak me hier zorgen over, ik voel me hierdoor ook niet altijd veilig om iets te zeggen omdat ik bang ben dat er daarna ook over mij gepraat wordt.(3) Is het praten over elkaar jullie ook opgevallen?’
Als teamleden dit beamen, en geef hen even de ruimte om hier iets over te zeggen. Om jou aan te vullen of een vraag te stellen. Zorg wel dat er geen oordelen worden geuit, alleen waarnemingen. Je bent het probleem aan het verkennen, de uitkomst staat nog niet vast.
Als alles hierover gezegd is, kun je verder naar stap 4. Deze stap is heel erg belangrijk omdat dit de start is van de oplossing.
‘(4) Fijn om te horen dat jullie het herkennen. Zijn jullie het met mij eens dat dit een probleem is die ons allemaal aangaat?’
Dit is een cruciale vraag. Hiermee doe je een beroep op ieders verantwoordelijkheid voor het wel en wee van het team. Iedereen zal het met je eens zijn, en dat is precies wat je wilt. Want nu komt de laatste stap.
(5) ‘Wat kunnen we doen om dit op te lossen?’
Een probleem in je team kun je alleen aanpakken als iedereen zich probleemeigenaar voelt. Door in stap 4 een beroep te doen op dat eigenaarschap, leg je de basis voor sta 5; het zoeken naar de oplossing.
In feite zeg je: ‘Er is een probleem in dit team dat vraagt om een oplossing. Ben je onderdeel van het probleem of ben je onderdeel van de oplossing?’
Iedereen die zich onderdeel van de oplossing voelt zal hiervoor de verantwoordelijkheid nemen en zich daar naar gedragen. Nu is de weg vrij om met elkaar te praten over hoe je elkaar scherp houdt op roddelgedrag en hoe je elkaar kunt helpen om dingen uit te spreken ook als dat spannend is.
Gedoe moet op tafel, je kunt het niet wegwuiven, niet negeren, niet bagatelliseren. Gedoe dat niet wordt aangepakt zorgt voor onveiligheid in het team en dat is dodelijk voor de sfeer en de kwaliteit van het werk. Wees open en vraag dit ook van je teamleden.