“Het is altijd hetzelfde liedje, iedereen weet dat de verbandkar aangevuld moet worden na gebruik en niemand doet het. Ik heb zo vaak misgegrepen, ik word er niet goed van”
Ik hoor dit soort frustraties vaak als ik met een team werk. Sterker nog, op de vraag “Waar loop je tegenaan tijdens je werk?” hoor ik vaak: “Op het niet nakomen van de afspraken van mijn collega’s”.
Ik moet je zeggen dat ik dit wel herken. Ik kon me – toen ik nog aan bed stond – ook storen aan die ogenschijnlijk kleine dingen die alles bij elkaar flink irritant kunnen zijn: de tillift staat niet waar hij hoort te staan. Je grijpt mis omdat een kar leeg is. Apparaten zijn stuk en niemand belt de technische dienst belt.
Werkergernissen. Ze zijn er genoeg. En ze zijn super irritant. Want je hebt het al druk genoeg.
Heeft het zin om er iets van te zeggen?
Onlangs kwam het niet nakomen van afspraken tijdens een training weer ter sprake. Een van de deelnemers vertelde dat ze is gestopt om haar collega’s hierover aan te spreken. Ze had besloten zelf de karren maar bij te vullen. Soms zelfs na haar diensttijd. Waar ze – als ze heel eerlijk was – enorm van baalde.
Ook de andere deelnemers herkenden haar verhaal.
“Wat is de reden dat je gestopt bent om je collega’s hierover aan te spreken?” vroeg ik haar. Want daar was ik wel nieuwsgierig naar. Waarop ze antwoorde: “Iedere keer als ik vroeg waarom ze die kar niet aanvulden, werd het zo’n vervelend gesprek. Dan werden mijn collega’s boos. Kreeg ik verwijten over me heen. Zeiden mijn collega’s ‘Alsof jij altijd alles netjes achterlaat’. Of ze zeiden dat ze geen tijd hadden gehad. Het heeft gewoon geen zin, dus ik doe het niet meer”.
Misschien herken je dit wel, dat je een collega vraagt waarom ze iets niet gedaan heeft en dat het gesprek -voor je het weet- een vervelende wending krijgt. Terwijl dat helemaal niet je bedoeling was.
De deelnemer in de training snapte eigenlijk niet waarom ze deze reactie van haar collega’s kreeg. “Hoe kun je nou boos reageren als iemand je wijst op een afspraak die we gezamenlijk hebben gemaakt?” zei ze.
Goede vraag. Misschien vraag jij je dit ook wel af.
Hoe komt het dat zo’n gesprek vervelend wordt?
Er zijn twee factoren die hierbij een rol spelen. De eerste factor is dat veel mensen het vervelend vinden om aangesproken te worden.
Ze krijgen het gevoel dat ze niet deugen in de ogen van degene die hen aanspreekt. Het voelt als kritiek. En niemand vindt het fijn om kritiek te krijgen. Jij vast ook niet.
Veel mensen reageren vanuit schrik als ze worden aangesproken. Waardoor ze soms in de tegenaanval gaan en bijvoorbeeld zeggen: ‘Alsof jij altijd alles netjes achterlaat’.
Of mensen schrikken en zeggen niks maar ze moeten wel even stoom afblazen, en dat doen ze dan bij een andere collega. Zo ontstaat gepraat over iemand in plaats van met iemand.
De reden dat het als kritiek voelt is omdat je vaak ook een ‘waarom-vraag’ stelt. Bijvoorbeeld: waarom heb je de kar niet op tijd bijgevuld? Waarom heb je de technische dienst niet gebeld? Waarom kom je de afspraken niet na?
Een hele logische vraag natuurlijk, maar door het woord ‘waarom’ voelt het voor de ander alsof hij op het matje wordt geroepen. Alsof hij bekritiseerd wordt. En voor je het weet heb je een vervelend gesprek. Terwijl je dat helemaal niet wilt. En je krijgt al helemaal niet het gewenste effect en dat is dat je collega voortaan meer oog heeft voor het bijvullen van de kar.
Een tweede factor dat zo’n gesprek vervelend wordt zit ‘m vaak ook in je eigen boosheid. Want je bent boos. En dat is logisch. Want het is echt heel vervelend om mis te grijpen. Vanuit boosheid hebben we de neiging om in gedachte een ander iets te verwijten. Zo zou je bijvoorbeeld de gedachte kunnen krijgen dat je collega de kantjes eraf loopt. Neem je deze gedachte mee in je gesprekje met je collega, dan zal ze dit voelen ook al zeg je het niet.
Tegelijkertijd krijgt je collega vaak die hele lading over zich heen. Je vraagt hem naar de reden van het niet nakomen van de afspraak, terwijl je zelf nog boos bent. Dat komt dan vaak niet zo aardig uit je mond…
En je weet hoe dat gaat: als iemand iets heel boos tegen je zegt, wordt je zelf ook al snel boos. Met andere woorden: jouw boosheid maakt je collega ook boos en helpt je collega niet om haar gedrag te veranderen.
Wat kun je wel doen?
De deelnemer in mijn training vertelde mij dat ze er eigenlijk heel erg van baalde dat ze haar collega’s niet meer aansprak. “Straks ben ik de enige die de kar nog staat bij te vullen, daar heb ik ook geen zin in!”.
Dus besloten we in de training om het aanspreken te oefenen in regietheater en zo op zoek te gaan naar een manier om je collega’s aan te spreken zonder dat het een vervelend gesprek werd. We ontdekten het volgende:
Vraag niet naar de ‘waarom’, maar naar de reden dat iemand iets niet heeft gedaan. Dat levert vaak een meer ontspannen gesprek op. Vraag bijvoorbeeld: hoe komt het dat je de kar niet hebt bijgevuld? Of: Wat is de reden dat je de technische dienst niet hebt gebeld?
Dat voelt veel minder als kritiek en je geeft hiermee je collega de kans om uit te leggen wat de reden is dat hij zijn afspraken niet is nagekomen. Want laten we eerlijk zijn, soms is daar een hele goede reden voor.
Vertel je collega ook wat het voor jou betekent als je misgrijpt op de kar. Het kost tijd, je moet op zoek naar materiaal. En ook wat het betekent voor de patiënt. Die moet wachten, het risico van infecties wordt groter.
Dit lijkt misschien raar. Ook de deelnemers in mijn training vond het gek om het helemaal uit te leggen. Ze zei: “Maar dat weet toch iedereen. Moet ik dit echt aan mijn collega uitleggen?”
Toch kan het een enorm effect hebben. Als je collega weet wat het effect van haar gedrag is heeft ze de mogelijkheid om het bijvullen hoger op haar prioriteitenlijst te zetten. En jij hebt haar niet het gevoel gegeven dat je vindt dat ze de kantjes er af loopt.
Zo ontdekten de deelnemers met elkaar effectieve manieren om iemand aan te spreken zonder in een vervelende discussie te belanden.
Merk je dat de mensen in jouw team het ook lastig vinden om elkaar aan te spreken? Je kunt hier snel en effectief aan werken met elkaar. Soms is een training van 3 uur al voldoende. Zeker wanneer we werken met regietheater. Neem gerust contact met me op om de mogelijkheden te bespreken. Of vraag je leidinggevende om contact met me op te nemen.