‘Ik word de hele dag onderbroken in mijn werk, het is om gek van te worden, iedereen wil de hele tijd iets van me. Daar krijg ik nou stress van’
In de workshop ‘Spelen met Tijd’ vertelt Sandra, een van de deelnemers, over een grote ergernis in haar werk. Dat je iedere keer gestoord wordt tijdens het uitvoeren van je taken. En Sandra is niet de enige. De andere deelnemers hebben daar ook last van. Als ze iets willen leren tijdens deze workshop, dan is het wel hoe ze hier mee om kunnen gaan. En gelukkig heb ik een handige tool die hen ook daadwerkelijk helpt.
Het is de week van de werkstress. Dus overal zie je intitiatieven en artikelen over burn-out, werkdruk, werkstress en allerlei methodes die je daarbij kunnen helpen. Vanmorgen las ik een geinig artikel in de krant over de ‘Pomodori Techniek’. Die houdt in dat je een kookwekker zet op 25 minuten. Tijdens die 25 minuten werk je onafgebroken aan 1 taak en daarna hou je 5 minuten pauze. Zo wissel je 25 minuten geconcentreerd werken af met 5 minuten pauze. Volgens een vast schema. Komen mensen je in die 25 minuten storen dan moet je zeggen: ‘Ik ben aan het pomodoren, ik zoek je straks even op’
Ik denk dat jij, net als ik, bij dit soort artikelen denkt: Ja, leuk idee, maar dit is niet toe te passen in de zorg. De zorg kenmerkt zich door haar onvoorspelbaarheid. Je weet van te voren niet hoe druk je dienst zal zijn. Werken met kookwekkers, niet gestoord worden tijdens je werk, ik zie het niet voor me.
Maar ja, hoe kun je dan slim reageren op alles wat je uit je werk haalt? De volgende tip werkt volgens mij het beste en is ook toepasbaar in de zorg:
Geef degene die je stoort even je volledige aandacht en kies daarna de actie die het beste past.
Hoe ziet ‘volledige aandacht geven’ er uit?
Eigenlijk is het niet meer dan dat je heel kort je werkzaamheden onderbreekt om de ander te kunnen aankijken. (in het geval van de telefoon:om te kunnen luisteren) Dat geeft je de ruimte om snel te achterhalen wat de reden is dat je gestoord wordt. Die informatie heb je nodig om vervolgens een actie te kiezen. Hierbij heb je drie mogelijke effectieve keuzes:
1. Directe actie. Bijvoorbeeld wanneer je een vraag meteen kunt beantwoorden. (heb jij de bloeduitslagen al binnen, is mijnheer X al weg voor een foto? etc)
2. Uitgestelde actie. Je zegt dat je dit eerst afmaakt en dat je de ander daarna zult opzoeken. Vaak is het handig om er een tijd bij aan te geven. ‘Ik ben hier nog 10 minuten bezig en dan zoek ik je even op’
3. De actie bij de ander leggen: Je vraagt aan de ander om je er later nog even aan te herinneren. Of je vraagt of ze een briefje voor je neerleggen of om het even aan een andere collega te vragen.
Het feit dat je een keuze hebt, maakt dat jij bepaalt wanneer je reageert op een (hulp)vraag. En daardoor heb je niet meer het gevoel dat je niet aan je eigen taken toe komt. Wees slim in reageren. Laat niet altijd meteen je werk uit handen vallen als iemand je iets vraagt, maar neem even tijd om te kijken welke actie goed past bij het moment, jouw werk en de vraag.
Nadat ik deze tool heb besproken in de workshop, geeft Sandra aan dat ze bij actie 2 en 3 bang is dat ze daarmee haar collega in de steek laat. ‘Dan zadel ik mijn collega op met een probleem’. Ze vindt het belangrijk om altijd klaar te staan om een ander te helpen. Dit is een duidelijke waarde van Sandra, waar we in de groep verder over praten. Alle deelnemers in de workshop zijn directe collega’s, ze kennen elkaar goed, en de anderen herkennen Sandra’s neiging om altijd direct hulp te geven als je haar iets vraagt. Een collega zegt tegen Sandra: ‘Omdat je dit zo belangrijk vindt, vergeet je dat er andere mogelijkheden zijn dan dat jij direct in actie komt als je iets gevraagd wordt. Je zet iedere keer je eigen planning en werk opzij’.
Sandra beaamt dit en ze vertelt dat het haar veel energie kost, alsmaar dat schakelen en primair reageren. Ze zegt: ‘Ik vergeet ook wel eens waar ik mee bezig was, dat is ook niet handig’
En dan maakt een collega een hele belangrijke eerlijke opmerking: ‘Omdat jij altijd beschikbaar bent, wordt jij ook vaak als eerste benadert. Dat is gewoon het makkelijkst’
Dit is het moment dat Sandra realiseert dat ze het zichzelf onnodig moeilijk heeft gemaakt. En ze besluit om te gaan oefenen met actie 2 en 3.
De collega’s komen ook tot een mooi inzicht. Ze spreken af dat ze voortaan bewuster omgaan met het storen van een collega. Is het nodig dat ik hier iemand nu voor onderbreek of kan het nog even wachten?
We werken nog wat meer door aan het omgaan met de vele stoorzenders die je uit je werk halen en hoe je daar slim mee om kunt gaan. Zo wordt ieders mandje met tools en tips voller en kunnen alle deelnemers in hun eigen praktijk aan de slag met iets wat hen aanspreekt en hen gaat helpen. Werkt toch beter dan allemaal een kookwekker en een bordje ‘Niet storen’
En wat staat er nu in de top 3 stoorzenders tijdens je werk?
Met stip op nummer 1: de telefoon. Gevolgd door mensen met vragen. (collega’s, patiënten, familie, artsen) En op 3 sta je zelf.
Je kunt jezelf succesvol uit je concentratie halen door je eigen volle en drukke hoofd. Dit nog doen, dat niet vergeten etc.
Laat je niet gek maken! Niet door jezelf en niet door al die stoorzenders.
Hoe je dat doet leer je bijvoorbeeld in de training Grip op je Werkdruk.