Overbrug de communicatiekloof
Voorkeurstijl in communiceren
Waarom sla je vanuit je eigen voorkeurstijl in communiceren soms een kloof in plaats van een brug. En hoe kan je dit oplossen. We hebben allemaal zo onze voorkeuren in het leven. Iedereen heeft een eigen smaak en stijl. Het valt me wel eens op dat je bijvoorbeeld op een drukke dag op het strand bijna nooit twee eendere bikini’s ziet. Er is voor elk wat wils als het gaat om kleding. Wel kun je verschillende stijlen herkennen. De een houdt van felle kleurtjes, de ander houdt het eenvoudig.
In communicatie kun je ook verschillen zien
Ieder vogeltje zingt zoals het gebekt is. Dat zorgt er natuurlijk ook voor dat mensen elkaar wel eens helemaal niet begrijpen of dat de opmerking van de een voor boosheid bij de ander zorgt terwijl dat helemaal niet de bedoeling was. Het is soms een hele uitdaging om een gesprek te voeren met iemand die een andere communicatiestijl heeft dan jij.
Hoe kun je een communicatiekloof overbruggen?
Een kloof kun je gemakkelijk overbruggen als je weet wat de communicatiestijl van je gesprekspartner is. Ik geef als voorbeeld een casus die tijdens een training werd ingebracht. Een van de deelnemers (we noemen haar Eva) werkt als IT begeleider in het ziekenhuis. Het is haar taak om de artsen binnen de organisatie in te werken in nieuwe computerprogramma’s. Hiervoor maakt ze een afspraak vlak na werktijd en ze bezoekt de arts op zijn/haar kamer. Eva vroeg zich af waarom veel artsen altijd zo kortaf reageerden als ze bij hen langs kwam. Ze had het gevoel dat ze niet welkom was terwijl ze zeer waardevolle informatie kwam brengen. Ze wist ook zeker dat het niet aan de informatie lag; alle artsen gaven aan blij te zijn met de hulp bij het nieuwe computerprogramma. Toch voelde Eva zich vaak gedwongen om veel haast te maken met haar uitleg. Ze zei; ik heb het gevoel dat ze niet op mij zitten te wachten en het lijkt net of ik hen enorm stoor terwijl ze wel allemaal de informatie willen. Ik word er onzeker van en weet niet goed hoe ik met de artsen moet praten. Ik merk dat ze geïrriteerd raken en ik weet niet hoe dat komt.
In het rollenspel waarbij ik de arts speelde ontdekten we dat Eva een goede sfeer belangrijk vindt. Om het ijs te breken begon ze aan een gezellig praatje waarbij ze belangstellend informeerde of de arts een drukke dag heeft gehad. Heel vriendelijk alleen niet handig. In de rol van arts merkte ik ook dat ik vrij snel geïrriteerd raakte door Eva’s bijna vriendschappelijke manier van praten.
Toen ik haar dat vertelde zei ze dat ze dat altijd doet met iedereen. En ik vroeg haar of het in het belang van de arts was dat ze dat in dit geval ook deed. Misschien niet, zei Eva. De arts is mijn klant en ik kom de instructies van het nieuwe computerprogramma geven. Hoe het met de arts gaat, gaat mij niets aan.
Dit inzicht gaf haar een idee hoe ze het anders wilde doen. Dat wilde ze oefenen in het rollenspel. Dit keer had Eva een heel andere aanpak. Ze kwam binnen en herinnerde mij (als arts) dat we een afspraak hadden. Ze informeerde of het uitkwam dat ze nu binnenkwam. Daarna vertelde ze het doel van haar bezoek, wat ze ging doen en hoe lang het zou duren. Als arts vond ik dat allemaal zeer prettig en ik merkte dat ik Eva zag als iemand die verstand heeft van haar vak. Juist omdat ze een wat formele houding aannam. Overigens bleef ze net zo vriendelijk.
Eva deed een paar eenvoudige dingen anders:
Ze stelde zich even voor en herinnerde aan de gemaakte afspraak
Ze vroeg of het uitkwam
Ze vertelde het doel van haar bezoek en hoe lang het ging duren
Ze ging snel aan de slag
Haar andere manier van communiceren sloot beter aan bij de behoefte van de arts en dat leverde meer op dan een vlot gesprek. De arts vertrouwde op de deskundigheid van Eva. Dat gaf Eva een goed gevoel. Win-win.
Heeft Eva nu een spelletje gespeeld?
Soms denken mensen dat ze een toneelstukje op moeten voeren als ze een ‘andere’ communicatiestijl inzetten. Dit is een vergissing. Je hebt namelijk van alle communicatiestijlen wel iets in je. Je hebt alleen een voorkeur voor een bepaalde stijl en deze stijl zul je het meest inzetten. Als je ontdekt dat je met je eigen voorkeurstijl niet het gewenste resultaat uit een gesprek haalt dan is het interessant om te kijken naar de voorkeurstijl van de ander en daarop aansluiting te zoeken. Zo kom je met minder moeite tot een gezamenlijke overeenstemming.
Hoe kom je er achter of je voorkeurstijl van communiceren aansluit bij de ander?
De beste manier om erachter te komen is te kijken naar de reactie van anderen op jouw communicatie. De ander is bij uitstek een spiegel van je eigen gedrag. Daarom werkt rollenspel in training ook zo goed. De acteur spiegelt je gedrag en kan je na afloop precies vertellen wat je deed dat je die reactie kreeg.
